27 februari 2020

Kwaliteit voorop: hoe Audit & Co ervoor zorgt dat de kwaliteit bij controles gewaarborgd blijft

Kwaliteit bij controles

De afgelopen periode is er opnieuw veel aandacht voor het accountantsberoep. In november concludeerde de AFM dat er nog steeds veel winst valt te behalen als het gaat om de kwaliteit van de controles. En meer recent kwam de Monitoring Commissie Accountancy met haar rapportage. Conclusie: er is vooruitgang binnen de branche maar niet overal is de benodigde kwaliteitsslag gemaakt, waarover in de jaren ervoor gepraat werd. Een goed moment om met Jan de Graaf van Audit & Co te praten over het belang van kwaliteit – en waarom het zo’n hot topic is.

Beroepsgroep is er nog niet

“Ondanks de 53 maatregelen die door de stuurgroep Publiek Belang zijn opgesteld om de kwaliteit te verbeteren en het vertrouwen terug te winnen, zie je dat we er als beroepsgroep nog niet zijn.” Wat betreft Audit & Co heeft Jan een goede visie over wat ervoor nodig is om de kwaliteit van controles intern te kunnen waarborgen. “Wat heel erg belangrijk is: projectmanagement. Je moet een controle eigenlijk zien als een project, met een duidelijk startpunt, in ons geval bij het aangaan van de samenwerking met het partnerkantoor, en eindpunt: het afgeven van de controleverklaring. Daar zit dan een aantal stappen tussen. Door goed projectmanagement zorg je ervoor dat je fasegewijs de controle kunt uitvoeren en dat je het juiste werk op het juiste moment doet.”

De klant leren kennen

Er is echter meer voor nodig om een succesvolle controle uit te kunnen voeren: “Bij aanvang van de controle is het van belang om de klant gelijk goed te leren kennen, dus: wat doet de klant, waar verdient hij mee, hoe zit de klant in elkaar? Dan krijg je een goed beeld van de cultuur, waar de mogelijke risico’s zitten, hoe processen werken én een goede indruk van het samenstel-kantoor waar je het werk samen mee doet.” Bovendien is het voor een goed eindresultaat essentieel dat er duidelijke afspraken worden gemaakt, vervolgt Jan. Daarom wordt er door Audit & Co ook altijd bij de directie en externe accountants op aangedrongen dat het werk tijdig is voorbereid. “Als je niet weet wat de klant precies doet of als de controle niet in stukjes wordt opgeknipt, dan zijn dat ingrediënten voor fouten.”

Kennis van de huishouding

Een ander mogelijk ingrediënt is het feit dat de betreffende klant totaal niet gewend is om controleplichtig te zijn, waardoor de interne beheersing (op dit vlak) beperkt kan zijn. Maar, zegt Jan: “Door gewoon tijdig in gesprek te gaan daarover, zorg je ervoor dat je de klant goed kent en dat je weet waar de risico’s zitten. Dus: vooraf langsgaan bij de klant en, zoals wij dat noemen, de ‘kennis van de huishouding’ tot ons nemen. Daar moet je simpelweg tijd in steken.”

Driehoeksverhouding maakt het interessant

Toch werkt het bij Audit & Co vaak nét iets anders dan bij het gemiddelde controlekantoor. Dat heeft te maken met de driehoeksverhouding, tussen Audit & Co, het samenstelkantoor en de klant, verklaart Jan. “Als je het fasegewijs werken en communiceren met de klant op de goede manier doet, ben je elkaar aan het versterken binnen die verhouding. Bovendien: een van de voordelen die wij als Audit & Co hebben, is dat we allerhande specialisten in huis hebben, waardoor we vrijwel alle zaken die naar voren komen binnen dit proces, goed kunnen uitzoeken. Het is handig om die specialisten binnen je organisatie te hebben, voor het geval onze samenwerkingspartner die kennis niet in huis heeft.” Ook hierbij komt goed communiceren weer van pas, want door tijdig inzicht te krijgen in welke specialisten er nodig zijn, kan de klant op bepaalde manieren verrassende inzichten krijgen over zijn bedrijf, meent Jan.

Leer de klant zichzelf kennen

Uiteindelijk is dát ook een van de grote voordelen van de klant: hij leert enorm veel over zichzelf. “Je helpt de klant met het verbeteren van bepaalde processen. Het financiële afsluitproces is bijvoorbeeld iets waar de klant nog niet zoveel ervaring mee heeft. Doordat wij hierbij helpen, wordt de efficiëntie en de kwaliteit van de controle enorm bevorderd.”

Proactief meedenken

Toch zitten er wel wat haken en ogen aan zo’n samenwerking. Volgens Jan moeten zowel de samenwerkingspartner als de klant wel de meerwaarde van Audit & Co inzien, wil de driehoeksverhouding een succes blijken. “Daarnaast is proactief meedenken van belang: de jaarrekening moet voldoen aan bepaalde wet- en regelgeving, dus als je te maken hebt met een samenwerkingspartner die begint te steigeren omdat er veel wijzigingen of toevoegingen zijn, dan kost het heel veel tijd om zo’n proces goed te laten verlopen.” Het gevolg is even logisch als verklaarbaar: zowel de doorlooptijd als urenbesteding van de controle worden negatief beïnvloed.

Genoeg vlieguren nodig

De meerwaarde van Audit & Co wordt tegelijkertijd heel concreet als we kijken naar het rapport van de Monitoring Commissie. Deze benoemt dat het cruciaal is voor een kantoor dat er voldoende ‘vlieguren’ gemaakt worden. Hier worden in de toekomst wellicht ook consequenties aan verbonden. Jan reageert: “Binnen Audit & Co voldoen wij aan die urencriteria, waardoor we een belangrijke partner kunnen en willen zijn voor kantoren die hier zelf niet aan kunnen voldoen.”

Ook interne controle

Kwaliteit is iets waar Audit & Co altijd scherp op is en hoog in het vaandel heeft staan. Het is dan ook vanzelfsprekend dat er regelmatig een moment van reflectie is om te bekijken hoe bepaalde zaken lopen. Jan: “Zo hebben we onder meer interne opdrachtbeoordelingen, waarbij we dossiers van elkaar bekijken om te zien welke afslagen en welke keuzes er gemaakt zijn, zodat we van elkaar kunnen leren. Daarnaast is het zo dat doordát we de controles in fases verdelen, we tussentijds kunnen zien hoe de zaken ervoor staan.” Maar uiteindelijk, benadrukt Jan, moet het wel van drie kanten komen. Het succes van de controle wordt dan ook bepaald door vele factoren, als een puzzel waarvan de stukjes op hun plek moeten vallen. En daar puzzelt Audit & Co iedere dag graag aan mee.

Toestemming voor het gebruik van cookies

Met 'Bekijk details' kun je aangeven welke cookies we wel en niet mogen gebruiken en sla je voorkeuren op.

Privacyverklaring | Sluiten
Bekijk details